WBSO-controle: zo voorkom je problemen met je administratie
Een WBSO-aanvraag is goedgekeurd. Mooi nieuws! Maar daarmee ben je er nog niet. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kan achteraf controleren of je daadwerkelijk aan de voorwaarden van de WBSO hebt voldaan.
Een goede administratie is daarom minstens zo belangrijk als een sterke aanvraag. Toch zien we in de praktijk dat veel bedrijven hier onvoldoende aandacht aan besteden. Met als gevolg dat een deel van het belastingvoordeel moet worden terugbetaald.
In deze blog leggen we uit waar de RVO op let tijdens een WBSO-controle en hoe je problemen voorkomt.
Waarom voert de RVO een WBSO-controle uit?
De WBSO is bedoeld voor bedrijven die zelf speur- en ontwikkelingswerk (S&O) uitvoeren. Om te controleren of de regeling correct wordt toegepast, kan de RVO een controle uitvoeren.
Tijdens zo'n controle wordt onder andere gekeken naar de uitgevoerde werkzaamheden, de technische uitdagingen binnen het project, de gewerkte S&O-uren, de projectadministratie en de gemaakte kosten en uitgaven (indien van toepassing).
Het doel is vast te stellen of de werkzaamheden overeenkomen met wat in de aanvraag is beschreven.
Welke administratie moet je bijhouden?
Voor een succesvolle WBSO-controle is een goede administratie essentieel.
Zorg er in ieder geval voor dat je beschikt over:
een duidelijke projectomschrijving
een urenregistratie van alle S&O-medewerkers
technische documentatie, zoals ontwerpen, code, testresultaten of prototypes
notities van technische knelpunten en de gekozen oplossingsrichtingen
documentatie van de voortgang gedurende het project
Belangrijk is dat deze informatie tijdens het project wordt vastgelegd en niet achteraf wordt gereconstrueerd.
Veelgemaakte fouten
Tijdens controles zien we regelmatig dezelfde aandachtspunten terug.
1. De urenregistratie is niet actueel. Uren worden soms pas weken of maanden later ingevuld. Daardoor is moeilijk aan te tonen welke werkzaamheden wanneer zijn uitgevoerd.
2. Er ontbreekt technische onderbouwing. Een planning of functionele beschrijving is niet voldoende. De RVO wil kunnen zien welke technische problemen zijn opgelost en welke ontwikkelstappen daarvoor zijn gezet.
3. De administratie sluit niet aan op de aanvraag. Wanneer de werkzaamheden afwijken van wat in de aanvraag is beschreven, kan de RVO vragen stellen. Innovatieprojecten veranderen vaak tijdens de uitvoering, maar zorg ervoor dat deze wijzigingen goed worden vastgelegd.
4. Alleen het eindresultaat is bewaard. Een werkend product laat niet zien hoe je daar bent gekomen. Juist de tussenstappen, experimenten en technische keuzes zijn belangrijk voor de WBSO.
Hoe bereid je je voor op een controle?
Een goede voorbereiding begint al op de eerste dag van het project.
Wij adviseren om:
wekelijks de S&O-uren bij te werken
technische besluiten vast te leggen
belangrijke documenten centraal op te slaan
ontwikkelvoortgang regelmatig te documenteren
de administratie periodiek te controleren
Op die manier beschik je altijd over een compleet dossier wanneer de RVO vragen stelt.
WBSO voor softwareontwikkeling
Voor softwarebedrijven is de administratie vaak extra belangrijk. De RVO kijkt niet alleen naar de uiteindelijke applicatie, maar vooral naar de technische uitdagingen die tijdens de ontwikkeling zijn opgelost. Denk bijvoorbeeld aan: architectuurkeuzes, algoritmen, AI-modellen, performance-optimalisaties, beveiligingsoplossingen en technische experimenten. Door deze ontwikkelingen goed vast te leggen, vergroot je de kans op een succesvolle controle.
Hulp nodig bij jouw WBSO-administratie?
Een goede WBSO-administratie kost tijd, maar voorkomt veel problemen achteraf. Wij helpen bedrijven niet alleen bij de aanvraag, maar adviseren ook over de inrichting van een administratie die voldoet aan de eisen van de RVO.
Zo kun jij je richten op innovatie, terwijl je zeker weet dat jouw WBSO-dossier op orde is.
Twijfel je of jouw administratie voldoet? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
